Wraz z rozwojem handlu transgranicznego i coraz większym udziałem sektora MŚP w rynku europejskim, przedsiębiorcy zyskali nowe możliwości w zakresie rozliczeń podatkowych. Jednym z istotnych udogodnień, które zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2025 r., jest procedura SME (Small and Medium-sized Enterprise). To rozwiązanie, które może znacząco uprościć życie małym firmom prowadzącym sprzedaż w innych krajach Unii Europejskiej, w tym w branży e-commerce.
Czym polega procedura SME?
Procedura SME to nowa, unijna regulacja podatkowa, która umożliwia małym i średnim przedsiębiorcom skorzystać ze zwolnienia z VAT w krajach członkowskich UE, nawet jeśli nie posiadają tam siedziby działalności gospodarczej. Oznacza to, że polski przedsiębiorca, który sprzedaje produkty do Hiszpanii, może korzystać ze zwolnienia z VAT w tym państwie, jeśli spełni określone warunki.
Podstawą prawną dla wdrożenia tej procedury jest dyrektywa 2020/285, zobowiązująca wszystkie kraje Unii do wprowadzenia takich samych udogodnień. W Polsce wprowadzenie procedury SME nastąpiło 1 stycznia 2025, a jej zasady zostały określone w nowelizacji ustawy o VAT.
W praktyce oznacza to, że podatnik VAT, który prowadzi działalność na terenie kilku krajów UE, nie musi już w każdym z nich oddzielnie przechodzić procesu rejestracji do VAT. Dzięki procedurze szczególnej SME od 1 stycznia 2025 małe firmy mogą rozliczać sprzedaż w uproszczony sposób, bez konieczności składania wielu deklaracji.
Warunki korzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME
Aby korzystać z procedury SME, przedsiębiorca musi spełnić kilka kluczowych wymagań. Nie każdy podmiot może bowiem automatycznie skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury – ustawodawca określił konkretne limity i zasady, które mają chronić jednolity rynek przed nadużyciami.
Do podstawowych warunków należą:
- prowadzenie działalności gospodarczej na terenie państwa członkowskiego UE,
- nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu 100 000 EUR na terenie całej Unii,
- wcześniejsze powiadomienie właściwego organu podatkowego o zamiarze skorzystania ze zwolnienia,
- uzyskanie numeru identyfikacyjnego EX,
- spełnienie przepisów obowiązujących w państwie UE, w którym przedsiębiorca planuje skorzystać ze zwolnienia z VAT.
Jeśli przedsiębiorca przekroczy unijny limit, traci prawo do korzystania z procedury i musi dokonać rejestracji VAT w danym kraju.
Zobacz naszą ofertę na Amazon ADS.
Jak uzyskać numer identyfikacyjny EX?
Numer identyfikacyjny EX to niezbędny element, który umożliwia firmie korzystać ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME. W Polsce wydawany jest przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Aby go uzyskać, należy złożyć uprzednie powiadomienie zawierające dane firmy, państwa, w których planuje się korzystać ze zwolnienia, oraz informacje o obrotach z roku bieżącego i poprzedniego. Po pozytywnej weryfikacji podatnik otrzymuje numer w formacie np. PL1234567890-EX.
Cała procedura trwa około 35 dni roboczych, choć w przypadku konieczności dodatkowej weryfikacji może się wydłużyć. Od tego momentu przedsiębiorca może w pełni korzystać ze zwolnienia VAT w ramach procedury szczególnej.
Zwolnienie z VAT w Polsce a procedura SME
Warto pamiętać, że zwolnienia z VAT w Polsce funkcjonują równolegle do procedury SME. Polscy przedsiębiorcy wciąż mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, które przysługuje, jeśli ich sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł netto. Od stycznia 2026 r. limit ten wzrośnie do 240 000 zł.
Oprócz tego obowiązuje również zwolnienie przedmiotowe, dotyczące określonych rodzajów działalności wskazanych w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Wprowadzenie SME nie likwiduje tych przywilejów, ale daje firmom dodatkową opcję działania na rynkach zagranicznych bez konieczności rozliczania VAT w każdym kraju osobno.
Procedura SME a sprzedaż za granicą – korzyści dla firm e-commerce
Dzięki procedurze SME małe firmy z sektora e-commerce zyskują ogromne ułatwienie w prowadzeniu działalności międzynarodowej. Sprzedaż produktów do innych krajów UE przestaje być obarczona skomplikowanymi obowiązkami rejestracyjnymi, a podatnik w ramach procedury SME może działać bardziej elastycznie i z niższymi kosztami administracyjnymi.
Dla firm sprzedających na platformach takich jak Amazon czy eBay, to szansa na prostsze rozliczenia VAT w różnych państwach i większą konkurencyjność. Ułatwia to ekspansję międzynarodową, szczególnie w modelu VAT OSS, który już wcześniej zredukował liczbę deklaracji składanych w wielu krajach.
Właśnie w tym miejscu warto wspomnieć o wsparciu ekspertów, którzy pomagają firmom zrozumieć zależności między przepisami podatkowymi a praktyką e-commerce. Zespół amzteam.pro wspiera przedsiębiorców w rozwoju sprzedaży na Amazon – od analizy rynków zagranicznych po strategię ekspansji. Dobrze wdrożona procedura SME może być jednym z elementów skutecznego skalowania działalności w Europie.
Korzystanie z procedury SME – obowiązki przedsiębiorców
Decyzja o korzystaniu ze zwolnienia podmiotowego VAT w ramach procedury SME wiąże się także z pewnymi obowiązkami. Przedsiębiorcy muszą m.in. przekazywać kwartalne informacje o obrotach uzyskanych w krajach UE, a w przypadku przekroczenia progu 100 000 EUR – niezwłocznie poinformować o tym właściwe organy.
Raporty należy składać w terminie miesiąca po zakończeniu kwartału, a powiadomienie o przekroczeniu limitu musi trafić do urzędu w ciągu 15 dni roboczych.
To ważne, ponieważ niedopełnienie tych formalności może skutkować utratą prawa do zwolnienia VAT w ramach procedury SME i koniecznością rejestracji jako czynny podatnik VAT w danym kraju.
Zwolnienia z VAT w państwach członkowskich – limity i różnice
Każdy kraj UE może indywidualnie określić limity obrotu, które uprawniają przedsiębiorców do korzystania ze zwolnień. Dlatego warto monitorować te wartości, by nie przekroczyć lokalnych progów.
Dla przykładu, zwolnienia z VAT w Niemczech różnią się od tych obowiązujących we Francji czy Chorwacji. Szczegółowe dane można znaleźć na stronie Komisji Europejskiej w sekcji „SME National Sectoral Thresholds”.
Jeśli przedsiębiorca przekroczy lokalny limit, zobowiązany jest do rejestracji VAT w danym kraju i dopełnienia tamtejszych formalności.
Procedura SME a prawo do odliczenia VAT
Warto podkreślić, że procedura SME to zwolnienie z VAT, które nie daje prawa do odliczania VAT od zakupów. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z tego rozwiązania nie mogą odzyskiwać podatku naliczonego przy zakupach towarów i usług.
Dlatego decyzja o skorzystaniu ze zwolnienia VAT w ramach procedury powinna być poprzedzona analizą opłacalności – dla niektórych firm korzystniejsze może być zachowanie statusu podatnika VAT czynnego, szczególnie jeśli dokonują dużych inwestycji.
SME a podatnicy z innych krajów UE
Z ramach SME mogą korzystać również przedsiębiorcy z innych krajów Unii, którzy chcą działać w Polsce. Jeśli nie przekraczają progów sprzedaży i spełniają wymogi określone w ustawie, mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce bez konieczności lokalnej rejestracji.
Warunkiem jest jednak to, by nie prowadzili działalności wyłączonej ze zwolnienia (zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT) i nie przekraczali limitów 200 000 PLN.
Procedura SME – szansa dla małych firm
Nie ulega wątpliwości, że SME od 1 stycznia 2025 to jeden z najważniejszych kroków w kierunku ujednolicenia zasad podatkowych w Unii Europejskiej. Dzięki tej zmianie mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać ze zwolnienia VAT w różnych państwach członkowskich, uprościć swoje rozliczenia i skupić się na rozwoju działalności.
Dla firm e-commerce to wyjątkowa okazja do ekspansji – sprzedaż za granicą staje się prostsza, bardziej przejrzysta i mniej kosztowna. A przy odpowiednim wsparciu specjalistów, takich jak amzteam.pro, można połączyć efektywne zarządzanie podatkami z rozwojem sprzedaży na platformach międzynarodowych.
Podsumowanie
Procedura SME to nowe rozwiązanie podatkowe obowiązujące w Unii Europejskiej od 1 stycznia 2025 r., które umożliwia małym i średnim firmom korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE. To szansa na uproszczenie rozliczeń i rozwój międzynarodowej sprzedaży – zwłaszcza dla przedsiębiorców z branży e-commerce, którzy planują działać na rynkach zagranicznych.
Zobacz również nasz wpis o Fintech – czym jest i kiedy znajduje zastosowanie ?
