W dobie cyfryzacji pojęcie ochrona danych osobowych stało się fundamentem funkcjonowania zarówno małych firm, jak i dużych organizacji. Przedsiębiorcy codziennie gromadzą, analizują i wykorzystują dane swoich klientów, pracowników czy kontrahentów. Jednak nie każdy zdaje sobie sprawę, że już samo przetwarzanie tych informacji wiąże się z konkretną odpowiedzialnością prawną. Kim zatem jest administrator danych osobowych i jak jego rola odnosi się do przepisów RODO?
Kim jest administrator danych osobowych?
Zgodnie z definicją wynikającą z ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli słynnego RODO, administratorem danych jest ten podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania informacji dotyczących osób fizycznych. W praktyce oznacza to, że to właśnie administrator decyduje, po co i w jaki sposób będą przetwarzać dane osobowe — na przykład w celach marketingowych, rekrutacyjnych czy sprzedażowych.
Administrator może być zarówno osoba fizyczna lub prawna, jak i organ publiczny czy inna jednostka posiadająca osobowość prawną. Nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorstwa – obowiązki są takie same dla korporacji i jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie administrator ponosi odpowiedzialność za zgodność procesów z rozporządzeniem o ochronie danych.
ADO, czyli kto? Definicja w praktyce
Skrót ADA (czy raczej ADO – administrator danych osobowych) nie jest terminem bezpośrednio zapisanym w RODO, ale to właśnie on funkcjonuje w praktyce biznesowej. Administrator to więc ten, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala, jakie informacje będą zbierane, w jakim celu oraz jak długo będą przechowywane.
Warto przy tym pamiętać, że dany podmiot nie zawsze musi sam wykonywać operacje na danych – może powierzyć je innemu podmiotowi, tzw. procesorowi, czyli firmie lub osobie realizującej określone czynności w imieniu administratora. To jednak nie zwalnia ADO z odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych osobowych i zgodność całego procesu z przepisami prawa.
Administrator danych a podmiot przetwarzający – różnice
RODO wyraźnie rozróżnia role administratora a procesora. Administrator decyduje o tym, jakie dane będą zbierane i w jakim celu. Z kolei podmiot przetwarzający dane wykonuje czynności w imieniu administratora – np. firma księgowa, agencja marketingowa lub dostawca hostingu.
W przypadku współpracy między nimi, konieczne jest podpisanie umowy zawartej w formie pisemnej lub elektronicznej, określającej zasady powierzenia przetwarzania danych. To właśnie w niej wskazuje się środków technicznych i organizacyjnych, które mają zapewnić właściwą ochronie danych.
Obowiązki administratora danych osobowych
Każdy administrator danych ma jasno określone przez RODO obowiązki. Ich realizacja jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również gwarancją zaufania klientów i kontrahentów. Wśród podstawowych zadań ADO znajdują się:
- zapewnienie, że dane są przetwarzane zgodnie z prawem,
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania,
- opracowanie procedur dotyczących naruszeń,
- analiza ryzyko naruszenia ochrony danych,
- powołanie inspektora ochrony danych,
- dokumentowanie operacji przetwarzania danych,
- zapewnienie przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą.
Administrator nie może zatem dopuścić do sytuacji, w której naruszyć może prawa lub wolności osób fizycznych. W razie wykrycia nieprawidłowości ma obowiązek zgłoszenia incydentu do prezes urzędu ochrony danych osobowych w terminie 72 godzin.
Kiedy kilka podmiotów dzieli odpowiedzialność?
Czasem zdarza się, że o celach i sposobach przetwarzania danych decyduje więcej niż jeden podmiot. Wówczas mamy do czynienia ze współadministratorami, którzy działają samodzielnie lub wspólnie z innymi. Ich obowiązki powinny być określone w umowie lub porozumieniu, tak aby jasno wskazać, kto odpowiada za który etap przetwarzania danych osobowych.
Przykładem może być współpraca dwóch firm korzystających ze wspólnej platformy e-commerce – jedna odpowiada za sprzedaż produktów, druga za logistykę. Obie jednak wspólnie decydują o tym, jakie informacje o klientach są gromadzone i w jakim celu.
Administrator danych w świetle przepisów RODO
RODO (czyli rozporządzenie) szczegółowo opisuje obowiązki administratora w kilku artykułach. W szczególności zgodnie z art. 4 pkt 7, administratorem jest ten, kto decyduje o środkach przetwarzania danych osobowych.
Przepisy RODO nakładają również na ADO wymóg tzw. zasady rozliczalności – administrator musi być w stanie wykazać, że przetwarzanie odbywa się zgodnie z prawem. Oznacza to konieczność prowadzenia dokumentacji, analiz ryzyka czy szkoleń dla pracownicy zatrudnieni przy przetwarzaniu danych.
Zobacz naszą ofertę na optymalizację FBA.
Odpowiedzialność administratora danych osobowych
Odpowiedzialność administratora danych osobowych ma charakter zarówno prawny, jak i finansowy. W przypadku rażących zaniedbań lub naruszeń, organ nadzorczy może nałożyć wysokie kary administracyjne – nawet do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy.
Administrator odpowiada również za działania swojego podmiotu przetwarzającego, jeśli nie dopilnuje odpowiedniego nadzoru nad powierzonymi procesami. To pokazuje, jak istotne jest stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających maksymalne bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Jak przedsiębiorcy powinni podejść do RODO?
Z perspektywy praktycznej – każdy przedsiębiorca, który gromadzi dane klientów, pracowników czy użytkowników strony internetowej, pełni funkcję administratora danych. Oznacza to, że musi mieć świadomość zakresu swoich obowiązków i odpowiedzialności wynikającej z ustawy o ochronie danych osobowych.
Administrator powinien zadbać o to, by wszystkie operacje przetwarzania danych były przejrzyste, a osoby, których dane dotyczą, otrzymywały pełną informację o ich wykorzystaniu. Warto także na bieżąco aktualizować dokumentację i procedury, zwłaszcza w przypadku wprowadzania nowych narzędzi czy systemów IT.
Jak AMZTeam wspiera przedsiębiorców w zgodnym z RODO zarządzaniu danymi?
Prowadząc biznes online, szczególnie w branży e-commerce, obowiązki administratora danych mogą wydawać się skomplikowane. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z partnerami, którzy pomagają im działać bezpiecznie i efektywnie.
Przykładem takiego wsparcia jest platforma AMZTeam.pro – firma, która pomaga sprzedawcom zwiększyć sprzedaż na Amazon oraz zoptymalizować procesy biznesowe zgodnie z zasadami RODO. Dzięki odpowiednim procedurom i bezpiecznym rozwiązaniom IT przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju marki, mając pewność, że dane osobowe w imieniu administratora są przetwarzane w sposób prawidłowy, zgodny z RODO administrator i najlepszymi praktykami rynku.
Zasady bezpieczeństwa i przejrzystości
Administrator ma obowiązek zapewnić, że dane są przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami uczciwości, rzetelności i przejrzystości. W praktyce oznacza to wdrażanie skutecznych procedur bezpieczeństwa oraz regularne monitorowanie ryzyka.
Warto pamiętać, że fakt przetwarzania danych osobowych nie jest wystarczający do uzyskania statusu administratora – liczy się realna decyzyjność w zakresie celów i środków przetwarzania. To właśnie ta cecha odróżnia administratora od podmiot będący procesorem.
Administrator jako gwarant zaufania
Świadome i odpowiedzialne podejście do ochrony danych to dziś nie tylko obowiązek, ale i element przewagi konkurencyjnej. Klienci chętniej współpracują z markami, które dbają o transparentność i bezpieczeństwo informacji. Administrator, który przestrzega przepisów RODO, dba o reputację firmy i minimalizuje ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
Dzięki temu przedsiębiorstwo może budować trwałe relacje oparte na zaufaniu, co w perspektywie długofalowej przekłada się na sukces zarówno w świecie offline, jak i w środowisku cyfrowym.
Źródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO):
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 - Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – oficjalny serwis informacyjny dotyczący stosowania przepisów o ochronie danych osobowych w Polsce:
https://uodo.gov.pl - Ministerstwo Cyfryzacji – sekcja poświęcona RODO i ochronie danych osobowych, zawierająca interpretacje i wytyczne dla przedsiębiorców:
https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/rodo
Zobacz również – Jak uzyskać NIP europejski? Poradnik krok po kroku
